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Controle de contas a pagar e receber: como organizar
Um bom controle de contas a pagar e receber diz quem deve para a empresa, o que vence nesta semana e quanto vai sobrar no fim do mês. Veja como montar o seu.
Atualizado em
O que são contas a pagar e receber
Contas a receber são os valores que os clientes devem à empresa: serviços prestados, parcelas, mensalidades de contratos. Contas a pagar são as obrigações da empresa: fornecedores, salários, aluguel, impostos, parcelas de empréstimo.
Controlar as duas com data de vencimento é o que permite prever o caixa. Elas são a matéria-prima do fluxo de caixa.
O que registrar em cada conta
| Campo | A receber (exemplo) | A pagar (exemplo) |
|---|---|---|
| Descrição | Consultoria mensal | Aluguel da sala |
| Cliente ou fornecedor | Cliente A | Imobiliária B |
| Categoria | Receita de serviços | Ocupação |
| Vencimento | 10/11 | 05/11 |
| Valor | R$ 2.500,00 | R$ 3.200,00 |
| Forma de pagamento | PIX | Boleto |
| Situação | Em aberto | Pago em 05/11 |
Se a conta se repete (mensalidade de cliente, aluguel, assinatura de sistema), registre a recorrência uma vez e gere as próximas automaticamente, para não depender da memória.
Como organizar em 5 passos
- Separe as contas da empresa das pessoais. Uma conta bancária só para o negócio já resolve metade do problema.
- Centralize tudo em um lugar só. Boletos no e-mail, notas no WhatsApp e cobranças no caderno não formam um controle.
- Crie poucas categorias. Receita de serviços, fornecedores, pessoal, ocupação, impostos, sistemas, marketing. Categorias demais atrapalham mais do que ajudam.
- Registre no dia em que a conta surge, e não no dia em que vence. Assim nada fica fora da previsão.
- Dê baixa a partir do extrato. A conta só está paga ou recebida quando o dinheiro aparece no banco.
A rotina da semana
Uma vez por semana, reserve 30 minutos para:
- Conferir o que entrou e saiu no extrato e dar baixa nas contas correspondentes.
- Ver as contas a receber vencidas e cobrar os clientes em atraso.
- Ver o que vence nos próximos 7 dias e garantir o saldo para os pagamentos.
- Olhar o saldo previsto para as próximas semanas e antecipar decisões.
Conciliação com o extrato
Conciliar é ligar cada movimento do extrato à conta a pagar ou a receber correspondente. É a etapa que garante que o controle mostra a realidade. Sem ela, um recebimento não lançado ou uma tarifa esquecida fazem o saldo do controle se afastar do saldo do banco.
O que costuma aparecer na conciliação
- Recebimentos que entraram e não estavam lançados.
- Tarifas bancárias e taxas de cobrança.
- Transferências entre contas da própria empresa, que não são receita nem despesa.
- Pagamentos lançados em duplicidade.
Indicadores para acompanhar
- Inadimplência: quanto das contas a receber está vencido, dividido por faixa de atraso (até 30 dias, 31 a 60, acima de 60).
- Prazo médio de recebimento: quantos dias, em média, você leva para receber depois da venda.
- Prazo médio de pagamento: quantos dias você leva para pagar os fornecedores. Se for menor que o de recebimento, a empresa financia os clientes com o próprio caixa.
- Saldo projetado: o saldo previsto para os próximos 30 dias e o menor valor que ele atinge.
No Meu Cascai, as contas a receber e a pagar ficam em um só lugar, com recorrências e parcelas. O extrato entra por integração com o Asaas ou por arquivo OFX de qualquer banco, e a conciliação sugere o par de cada movimento para você confirmar.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre contas a pagar e contas a receber?
Contas a receber são os valores que clientes devem à empresa, com a data prevista para o pagamento. Contas a pagar são as obrigações da empresa com fornecedores, funcionários, impostos e outros credores. Juntas, elas formam a base do fluxo de caixa projetado.
O que é baixa de uma conta?
Dar baixa é registrar que uma conta foi paga ou recebida, com a data e o valor efetivos. O ideal é dar a baixa a partir do extrato do banco: quando o dinheiro aparece no extrato, a conta correspondente é marcada como paga ou recebida.
Como reduzir a inadimplência dos clientes?
Envie a cobrança antes do vencimento, ofereça formas de pagamento rápidas como PIX e boleto, acompanhe toda semana a lista de contas vencidas por faixa de atraso e entre em contato logo nos primeiros dias. Quanto mais tempo passa, mais difícil é receber.
Posso controlar contas a pagar e receber em uma planilha?
Pode, principalmente no começo. A planilha exige disciplina para lançar tudo, lembrar das contas recorrentes e conferir com o extrato. Quando o volume cresce ou mais de uma pessoa mexe no financeiro, um sistema reduz o retrabalho e os erros.
O que é conciliação bancária?
É comparar os movimentos do extrato do banco com os lançamentos do seu controle e ligar cada um ao outro. Ela garante que o saldo do controle é igual ao do banco e mostra o que ficou para trás: um recebimento não lançado, uma tarifa esquecida, um pagamento em duplicidade.