Conciliação bancária: o que é e como fazer, passo a passo

Conciliação bancária é comparar os movimentos do extrato do banco com os lançamentos do controle financeiro da empresa e ligar cada crédito e cada débito a uma conta a receber, uma conta a pagar ou uma transferência.

Ao final, duas coisas precisam ser verdade: todo movimento do extrato tem um lançamento correspondente, e o saldo do controle é igual ao saldo do banco na mesma data. Quando não é, a diferença aponta exatamente onde está o problema.

Sem conciliar, o controle e o banco se afastam aos poucos, e ninguém percebe até faltar dinheiro. A conciliação pega:

• Recebimentos que entraram no banco, mas continuam "em aberto" no controle, e clientes cobrados por algo que já pagaram.
• Tarifas, juros e IOF que o banco cobrou e ninguém lançou.
• Pagamentos feitos duas vezes, ou feitos com valor diferente do combinado.
• Transferências entre contas da própria empresa lançadas como receita e despesa, inflando os dois lados.
• Estornos e devoluções que mudam o saldo sem aparecer no controle.

Com o controle conciliado, o fluxo de caixa e a DRE passam a refletir o que aconteceu de verdade, e a lista de inadimplentes fica certa.

1. Pegue o extrato do período. Exporte o extrato de cada conta da empresa, de preferência em OFX, e anote o saldo inicial e o saldo final informados pelo banco.
2. Confira o saldo inicial. O saldo do controle no primeiro dia precisa ser igual ao do banco. Se não for, a diferença vem de um período anterior e precisa ser resolvida primeiro.
3. Ligue os créditos às contas a receber. Para cada entrada, encontre a conta a receber correspondente pelo valor, pela data e pelo nome de quem pagou, e dê a baixa com a data do extrato.
4. Ligue os débitos às contas a pagar. Faça o mesmo com cada saída: fornecedores, salários, impostos, parcelas.
5. Trate o que sobrou. Tarifas, juros e rendimentos viram lançamentos novos, com a categoria certa. Saída numa conta e entrada de mesmo valor em outra conta da empresa é transferência, não receita nem despesa.
6. Confira o saldo final. Saldo inicial mais entradas menos saídas tem de dar o saldo final do banco. Se der, o período está conciliado.

Uma semana de extrato de uma empresa de serviços, lado a lado com o que estava no controle. Três movimentos casaram direto, dois precisaram de lançamento novo e um revelou uma transferência.

Sem a conciliação, o saldo do controle terminaria a semana R$ 42,50 acima do banco (a tarifa menos o rendimento), e a DRE mostraria R$ 3.000 de despesa que não existiu: o dinheiro só mudou de conta.

Pelo menos uma vez por semana. Empresas com muitos recebimentos por dia, como quem cobra por PIX e boleto de dezenas de clientes, ganham com a conciliação diária: a lista de inadimplentes fica certa e a cobrança não incomoda quem já pagou.

O fechamento do mês fica mais fácil quando as semanas já estão conciliadas. Aí ele vira só uma conferência do saldo final, e não um mutirão.

Manual, na planilha

Você baixa o extrato, cola numa planilha e marca linha por linha. Funciona com pouco movimento, mas exige atenção para não pular nada e consome horas no fim do mês.

Automática, no sistema

O extrato chega por integração ou por arquivo OFX, e o sistema sugere a conta de cada movimento: mesmo valor, data próxima, mesmo CPF ou CNPJ do pagador. Você revisa e confirma. Movimentos que se repetem todo mês, como a tarifa do banco, ficam mais rápidos a cada conciliação.

No Meu Cascai, o saldo de cada conta de banco é o próprio extrato. Com o Asaas conectado, as cobranças pagas são conciliadas sozinhas. De qualquer banco, você importa o OFX, e as transferências entre contas da empresa são reconhecidas como transferência, sem inflar receita e despesa.